Digitalizacija, automatizacija, cloud, procesi, procedure… Kako transformirati odjel financija i računovodstva?

Na početku poslovanja društva, poduzetnik je često jedini zaposlenik te mu je u fokusu isključivo obavljanje djelatnosti zbog koje je pokrenuo poslovanje. Međutim, kada poduzeće naraste javlja se potreba bolje organizacije svih odjela te uvođenja jasnih procedura i pravila. Naglasak se stavlja na pametan rad i upravljanje. Organigram društva i hijerarhijska struktura moraju biti jasni. Svakoj se organizaciji treba prilagoditi pojedinačno stoga prije svega treba razumjeti potrebe industrije u kojoj društvo djeluje.

Odjeli financija i računovodstva imaju mnogo toga zajedničkog neovisno o kojoj je industriji riječ. Zadaci koje odjeli financija i računovodstva obavljaju su vrlo slični ili isti. Temelje se na poznavanju zakonskih i računovodstvenih propisa, internom i eksternom izvještavanju, kontrolom troškova unutar društva, praćenjem prihoda, obračunu plaća zaposlenika te širokom spektru operativnih dnevnih poslova. Dobra organizacija je ključna i potrebno joj je posvetiti vrijeme. U današnjem poslovnom okruženju naglasak se stavlja na automatizaciju, digitalizaciju, cloud način djelovanja, vođenje poslovanja u realnom vremenu, a odjeli financija i računovodstva nisu nikako iznimka. Prednost je ako se osmisle kvalitetne procedure i procesi te postigne potrebna razina digitalizacije dok društvo još nije doseglo velike razmjere te će iste biti održive kada se društvo razvije. Jednostavnije je digitalizirati manji broj papirnate dokumentacije nego na stotine ili tisuće stoga je vrlo važno unaprijed planirati i imati jasnu strategiju.

Savjeti za organizaciju odjela financija i računovodstva u digitalnom dobu:

1. Računovodstvo u cloud-u. Svrha cloud poslovanja je centralizacija podataka i mogućnost pristupa u bilo kojem vremenu sa bilo kojeg uređaja. Podaci u cloudu se pohranjuju u sigurnim i pouzdanim podatkovnim centrima. Cloud računovodstveni softver ne zahtijeva instalaciju i održavanje softvera na pojedinim serverima unutar tvrtke, za razliku od tradicionalnih (on-premise) računovodstvenih sustava. Kod implementacije ERP cloud rješenja ili računovodstvenih cloud programa postoji implementacija ali prvenstveno u smislu poslovnog prilagođavanja što je puno jednostavnije nego kod klasičnih sustava. Prednosti su svakako manji operativni troškovi, bolja učinkovitost procesa te veća kontrola poslovanja.

   Cloud način poslovanja je već odavno prisutan. Nemojte dopustiti da vas nepoznavanje ili strah od novog spriječi u povećanju produktivnosti jer će vas „vlak koji juri 100 na sat“ ,zvan digitalizacija - pregaziti. Odaberite kvalitetno poslovno rješenje koje vam omogućava poslovanje bez papira i automatizaciju. Svakako ga birajte prema kvaliteti i da pruža dodanu korist, a nikako zato što odgovara pojedincima unutar organizacije ili imaju osobnu korist od implementacije.

   Odjel financija i računovodstva nije jedini odjel unutar organizacije i generalno se oslanja na podatke iz drugih odjela te je važno povezati odjele. Primjerice, povežite odjel računovodstva sa prodajom, kada izdaju račun postavite da se automatski proknjiži u softveru. Stručnjak u računovodstvu je zadužen da gleda podatke i provjerava njihovu zakonsku ispravnost te ih analizira.

   Ako tražite jednostavno cloud rješenje svakako preporučam da posjetite stranice SAOP tvrtke i pogledate njihov računovodstveno poslovni program minimax.

2. Poslovanje bez papira. Trenutno u vlastitom poslovanju minimalno koristim papir. Također isti ili sličan način poslovanja dogovaram sa klijentima. Ukoliko je potrebno imati fizički papir tada koristim reciklirani. Osim osviještenosti o digitalizaciji važna je osviještenost o ekologiji i očuvanju okoliša. Moj osobni proces digitalizacije i mijenjanja navika je trajao nekoliko mjeseci. Mijenjate navike, izađite iz zone u kojoj vam papir pruža fiktivnu sigurnost. Brojke su iste, bile one u excelu ili na papiru, samo u excelu lakše s njima upravljate.

   Za društvo je prvenstveno važno da menadžment na vrhu organizacije i voditelj odjela prihvate ideju ureda bez papira. Brojna istraživanja ukazuju na činjenicu da nedostatak menadžerske inicijative zapravo usporava društvu prelazak na taj način poslovanja. Važno je da menadžment vodi svojim vlastitim primjerom i razvija kulturu digitalizacije dokumenata te svakako zaposlenicima ukaže benefite koje će oni kao pojedinci imati.

   Zakonodavstva mnogih država se mijenjaju, čak i potiču ured bez papira, pa tako i u Republici Hrvatskoj. Danas veliki broj obrazaca u Poreznu Upravu šaljemo elektroničkim putem. Za povrate poreza na dodanu vrijednost ne moramo donositi fizički dokumentaciju te je podržan digitalni potpis i e-račun. Svakako određeni zadaci unutar odjela financija i računovodstva i dalje zahtijevaju upotrebu fizičkog papira ali sa tendencijom smanjivanja. Također, komunicirajte s vanjskim suradnicima da prelazite na novi način rada te mijenjate tako i njihove navike.

   Dobro je razviti tijek procesa za poslovanje bez papira. Veliki broj ljudi su vizualni tipovi, te se procese može prikazati u bojama i slikama. Primjerice tijek procesa za ulazne račune koje zaposlenici mogu slikati sa mobitelom i poslati na unaprijed određeni e-mail koji je povezan sa računovodstvenim rješenjem. Pomoću FINA digitalnog potpisa i arhive se automatski likvidiraju i arhiviraju. Računovodstvo je dobilo račun i bez da ga fizički printa samo ga prebacuje u modul ulazni račun i alocira na odgovarajući trošak i mjesto troška.

3. Politike i procedure. Jasno raspisane politike i procedure , u koje treba uložiti vremena, pomažu da radimo pametnije ali i da smo harmonizirani. Odjeli unutar poduzeća bi trebali imati detaljno raspisane politike i procedure koje bi svaki zaposlenik primjenjivao i provodio. Odjeli financija i računovodstva bi svakako trebali imati raspisane procedure kada je riječ o autorizaciji određenih aktivnosti, odnosno koliko sežu ovlasti pojedinaca, zatim upravljanju bankovnim računom, standardizirane obrasce i upute za aktivnosti koje se provode poput plaćanja dobavljačima i državi, izdavanja računa, internog izvještavanja, procedure vezane za upravljanje osnovnim sredstvima te jasnoj raspodjeli posla između zaposlenika. Često se u društvima događa da timovi koji rade iste i slične zadatke zapravo nisu harmonizirani. Primjerice prilikom prijenosa zadataka s jednog tima na drugi ako se prijenos ne izvrši kvalitetno, bilo da je riječ o internom odjelu računovodstva ili vanjskom računovodstvenom uredu, potencijalno dolazi do različitog outputa prema korisniku podataka što narušava ozbiljnost poslovanja.

4. Ljudi. Konstantno njegovanje kulture kontinuiranog učenja i transparentnosti prema zaposlenicima je imperativ. Važno je imati jasnu strategiju razvoja odjela i društva u cjelini te ju na jasan način prenijeti na zaposlenike. Ako to ne postoji, odjel će na neki način funkcionirati, ali je pitanje je li to ono što zaista društvo želi? Stoga voditelj odjela, osoba koja je pokretač promjene, mora utjecati na zaposlenike i sama isprobavati mogućnosti digitalnog doba. Otvorena komunikacija unutar tima i uključivanje zaposlenika u proces digitalizacije su važni. Pomoć internog odjela ljudskih resursa svakako može biti prednost jer može pružiti pomoć u slučaju otpora zaposlenika prema promjeni te nadzirati cjelokupan proces. Također, moguće je angažirati vanjske stručnjake čiji je fokus djelovanja komunikacija unutar tima, osobni razvoj, vještine vođenja tima i postizanja izvrsnosti kao što su stručnjaci iz društva Krug Izvrsnosti.

   Zanimljiv primjer transparentnosti i organizacijske strukture je uspješna hrvatska IT firma, Bornfight, koja je javno objavila rangove plaća i opis pozicija u vodiču “Bornfight vodič kroz razine senioriteta”. Tako da, palac gore za “pay transparency” način rada. Besplatnu brošuru možete preuzeti na njihovoj web stranici.

Nekoliko malih praktičnih savjeta iz prakse za promjenu navika:

1. Naučite raditi na dva ekrana. U tom slučaju većinu „pomoćnih“ dokumenata nije potrebno printati. Jedan ekran je radni, a drugi ekran je pomoćni kao digitalni post it.

2. Kada analizirate bilancu, analitike i slično umjesto printanja papira i podcrtavanja raznim bojama, prebacite podatke u excel (excel ima isto široku paletu boja 😊) i analizirajte podatke na kompjuteru.

3. Ukoliko primite dokument skeniran u pdf formatu, koristite programe koji konvertiraju pdf u excel ili sličan format te započnite sa analizama.

4. Trebate li potpisati određeni dokument, potpišite ih online pomoću e-potpisa. Postoji mnogo aplikacija koje to omogućavaju. Osobno koristim DocuHub.

Pričati o razvoju i promjenama unutar financija i računovodstva trenutno je nezamislivo a da se ne uzme u obzir digitalizacija. Neizbježno je mijenjanje navika i načina razmišljanja kod osoba koje se bave financijama i računovodstvom jer prisustvo digitalizacije i umjetne inteligencije to nameću. Promjene su se već dogodile na mnogim knjigovodstvenim operativnim zadacima. Zakonodavstva potiču i podržavaju automatizaciju i digitalizaciju što je vidljivo i u novom Zakonu o poticanju ulaganja kojim su propisane olakšice za određene industrije. Imperativ postaje ulaganje u znanja o novim alatima, tehnologijama ali i analitičko analiziranje podataka. Podatke i procese će kontrolirati kvalificirani stručnjaci koji poznaju primjenu računovodstvenih standarada i poreznih propisa. Marljivost i preciznost koja odlikuje stručnjake u financijama i računovodstvu svakako će pomoći da ova struka odgovori na ovaj izazov i dobije status koji zaslužuje.